Comment réaliser un sondage organisationnel efficace au près des employés

1. Pourquoi effectuer un sondage au près des employés ?

Les trois motifs les plus fréquents pour effectuer un sondage en ligne au près des employés sont 1) identifier des problématiques qui affectent la qualité de vie de vos employés au travail; 2) identifier des façons d’augmenter la productivité; et 3) identifier des problématiques qui affectent la satisfaction de votre clientèle.

Un sondage bien conçu vous fournira des résultats qui vont vous aider à établir des priorités parmi les différentes actions à entreprendre pour corriger les problématiques découvertes.

Lorsque le sondage vise le premier motif ci-haut, les résultats vous permettront d’identifier les facteurs clés pour la rétention des employés. Cette information est très importante, car les coûts pour le remplacement des employés dépassent de loin les coûts de leur rétention.

2. Concentrez-vous sur quelques sujets clés

Lors de la conception du sondage, vous devriez vous concentrez sur quelques sujets clés. Ne tentez pas de couvrir tout les sujets envisageables. Si vous essayez de traiter de trop de sujet, vous ne pourrez pas poser des questions bien ciblées. En posant des questions détaillées sur quelques sujets clés, vous obtiendrez de l’information plus précise.

Limiter les sujets abordés sert également à limiter les attentes des participants. Si vous traitez de plusieurs sujets, les employés vont s’attendre à ce que preniez action sur chacun d’eu lorsque le sondage sera terminé. Si vous ne prenez pas d’action, la crédibilité de l’exercice sera amoindrie et la participation dans des efforts de consultation ultérieurs sera affectée négativement.

Par exemple, si vous posez des questions sur la suffisance du nombre de journées de congés, alors qu’il est clairement impossible d’en augmenter le nombre. Il sera préférable de ne pas soulever cet enjeu.

Limiter les sujets va également limiter le nombre de problématiques qui risquent d’être soulevées dans les résultats. En ayant moins de problématique à résoudre, vous serez en mesure de concentrer vos efforts, afin d’effectuer des actions qui donneront des résultats concrets.

Un autre avantage de limiter les sujets est que le sondage sera plus court; cela va augmenter le taux de participation. Vous pouvez toujours effectuer un autre sondage organisationnel sur d’autres sujets dans le futur. En complétant avec succès un premier sondage et en corrigeant les problématiques identifiées, cela augmentera la crédibilité de votre organisation et les employés participeront davantage aux consultations futures.

3. Allez plus loin que les simples statistiques quantitatives

Les statistiques quantitatives ne suffisent pas pour comprendre certaines dynamiques humaines et organisationnelles. Elles peuvent soulever un doute quant à leur existence sans toute fois vous donner de piste, tant pour trouver la problématique perçue que pour la résoudre.

Lorsque vous traitez d’une problématique, assurez-vous de demander aux participants d’identifier les problèmes et de proposer une solution aux problèmes.

Vous devez conserver un équilibre entre les questions fermées et les questions ouvertes. Les réponses à des questions ouvertes peuvent être plus difficiles à analyser. Il est important d’attirer l’attention des participants sur des aspects précis de l’enjeu, afin qu’ils comprennent correctement ce qui est visé par une question ouverte. Une question mal conçue et mal comprise va mener les participations a répondre un peu n’importe quoi, et donc, il sera impossible d’analyser les résultats.

4. Incorporez des informations démographiques

Un sondage bien conçu inclut un nombre suffisant de questions démographiques. Idéalement, les employés devraient inclure leur département et leur âge par tranche, ex. moins de 21 ans, 21-30, 31-40, etc.

Cette information est cruciale, les différents départements ont des problématiques différentes, ainsi que les gens d’âges différents. Les informations démographiques vous permettront de segmenter les résultats et de bien cibler vos actions.

5. Limitez les attentes

Tel qu’indiqué ci-haut, il est important de ne pas soulevez d’attentes à lesquelles vous ne serez pas en mesure de répondre. Si vous soulevez certaines choses, les employés vont s’attendre à ce que vous agissiez. Si vous n’agissez pas, les employés vont croire que votre organisation manque de considération à leur égard. De plus, les tentatives futures de consultations risquent de se solder par un échec.

6. Préservez la confidentialité des réponses individuelles

Les employés ne se sentent généralement pas à l’aise avec l’idée de critiquer leurs collègues et leur employeur. Si vous donnez aux employés la garantie que leurs réponses demeureront confidentielles, vous réduirez leur réticence à répondre de manière franche. Obtenir de l’information complète et correcte est primordial au succès de votre sondage. Si vous obtenez de l’information biaisée en raison des craintes, vous risquez de ne pas identifiez une problématique, et par conséquent, vous risquez de ne pas entreprendre d’actions correctives.

Cette garantie de confidentialité est généralement accordée en confiant l’administration du sondage et la compilation des résultats à une tierce partie indépendante. Vous pouvez développer votre questionnaire, et demandez à la tierce partie de faire la collecte des renseignements.

7. Augmenter le taux de participation

Pour les sondages organisationnels, le facteur clé est votre capacité de communiquer l’importance du sondage web pour vous employés. Vous devez leur dire clairement que c’est pour améliorer leur satisfaction au travail.

Limitez la longueur du sondage va favoriser la participation. Si le sondage internet est trop long, vous courrez les risques que certains participants abandonnent avant d’avoir complété le sondage. Il est préférable que la plateforme de sondage internet que vous utilisez offre aux participants l’option de sauvegarder leur travail et d’y revenir plus tard. Sans cette option, si un participant ne remplit pas le sondage au complet la première fois, le participant devra reprendre le travail du début, ce qui risque de le décourager. La plateforme de sondage en ligne Interceptum offre cette fonctionnalité.

Une autre façon d’augmenter le taux de participant est d’offrir des incitatifs ou des prix : dîner pour deux, de l’argent, des billets, de l’équipement électronique, etc.

8. Soyez transparent

Fournissez aux employés tous les résultats que vous obtenez sous forme de statistiques quantitatives. Si vous fournissez des exemples de commentaires ou de réponses à une question ouverte, ne sélectionnez pas seulement les commentaires positifs. L’absence totale de commentaires négatifs soulève un doute quant à la crédibilité des résultats.

9. Faites un suivit et proposer un plan d’action

Lorsque vous invitez les participants à compléter le sondage, établissez un calendrier qui fixera la date à laquelle les résultats seront mis à la disposition des participants et la date à laquelle le plan d’action sera mis en branle. Si possible, le plan d’action devrait également fixer un calendrier. Rappelez-vous que les employés vont s’attendre à ce que vous agissiez sur les enjeux soulevés dans le sondage. L’inaction peut affecter négativement le moral au sein de votre organisation.

La plateforme de sondage en ligne Interceptum offre un large éventail de fonctionnalités pour réaliser des sondages organisationnels au près de vos employés et clients. Vous trouverez tous les renseignements nécessaires pour concevoir votre sondage en ligne et l’administrer à l’aide d’Interceptum ici.

L’utilisation de sondages internet et d’interception de visiteurs de site web

Lorsque vous évaluez un outil de sondage en ligne, faite bien attention à ce qui est offert pour intercepter des visiteurs de votre site web pour qu’ils participent à votre sondage ou qu’ils remplissent votre questionnaire. Vous devez vous assurer que le logiciel de sondage web n’utilise pas des fenêtres intruses (« popups ») pour inviter les participants, car dans la plupart des cas, les fenêtres intruses seront bloquées par les navigateurs. Pour éviter le blocage, il faut s’assurer que le message d’invitation apparaît directement à partir de votre site web.

Un outil de sondage en ligne devrait également offrir ces fonctionnalités :

• Une façon facile de spécifier le message d’invitation qui sera affiché aux visiteurs interceptés.
• Une façon facile d’intégrer le message d’invitation à votre site en ajoutant un script simple aux pages à partir desquelles vous désirez inviter des visiteurs.
• Une façon facile de spécifier le page web vers laquelle les visiteurs qui acceptent l’invitation seront redirigés.
• Une façon facile de spécifier le sondage que les visiteurs qui acceptent l’invitation devront compléter. De cette manière, les visiteurs demeurent sur votre site et remplissent le sondage directement à partir de votre site.
• Une façon simple de permettre à des visiteurs des sites qui ont différents noms de domaine d’accéder au même sondage internet. Les visiteurs devraient être suivit individuellement sur chaque nom de domaine.
• Une façon simple de spécifier les paramètres qui contrôlent quels visiteurs sont invités à participer à votre sondage web. Les paramètres devraient inclure le nombre de pages visionnées et le temps que le visiteur a passé sur votre site web.
• Une façon simple d’éviter de réinviter des visiteurs qui ont déjà décliné une invitation.
• Une façon simple de créer un message d’invitation dans différentes langues, afin de pouvoir inviter des visiteurs de partout dans le monde.

Ces fonctionnalités sont les principales fonctionnalités que votre outil de sondage en ligne devrait offrir.

Les fonctionnalités à exiger d’un logiciel de sondage web

Les logiciels de sondage web n’offrent pas tous les mêmes fonctionnalités, mais il y a des fonctionnalités minimales qui devraient être présentes. Elles incluent :

• La possibilité de créer un message d’introduction et de conclusion qui seront présentés aux participants du sondage web.

• Le logiciel devrait offrir d’utiliser une variété de type de question, entre autre, des questions catégoriques, à choix multiple, de classement, de matrice et texte.

• Les questions doivent pouvoir les options suivantes : obligatoire ou optionnelle, conditionnelle à d’autres réponses, l’affichage d’identificateur, et la possibilité de fournir des commentaires.

• Le créateur du sondage doit pouvoir spécifier les types d’accès au sondage, soit public, privé, ou par l’interception à partir d’un site web.

• La possibilité de rendre l’ordre des questions aléatoire pour éviter des biais dans les réponses.

• La possibilité d’afficher une barre de progression pour que les participants sachent combien de temps il leur faudra pour compléter le sondage.

Un logiciel de sondage en ligne devrait offrir beaucoup plus de fonctionnalités, mais celle-ci devraient au minimum être incluses.

Types de questions dans un sondage en ligne

Lorsque vous créez un sondage en ligne, il y a certains types de question que vous devriez utiliser pour obtenir l’information désirez. Le choix des types de question dans un sondage en ligne est critique lors de l’analyse de résultats.

Ils sont :

Catégorique: Utilisez ce type de question pour demander aux participants de faire un seul choix parmi une série de choix possibles.

Choix Multiple : Utilisez ce type de question pour demander aux participants de faire un ou plusieurs choix parmi une série de choix possibles.

Classement : Utilisez ce type de question pour demander aux participants de mettre une série de choix en ordre de préférence.

Matrice : Utilisez ce type de question pour demander aux participants de faire remplir un tableau de valeur. Les valeurs peuvent être des nombres, du texte, des cases à cocher, ou une sélection dans une liste.

Texte : Utilisez ce type de question pour demander aux participants de répondre à des questions ouvertes.

Un sondage en ligne peut contenir un seul type de question ou une combinaison de différents types de questions. De plus, un sondage web peut utiliser des questions conditionnelles pour créer un questionnaire sophistiqué que les participants pourront facilement compléter. Les participants n’auront pas à lire d’instructions complexes pour déterminer à quelles questions ils doivent répondre, la logique de saut qui détermine à quelles questions ils doivent répondre sera complètement automatique et transparente pour les participants.